Optimizar la gestión de nuestro tiempo puede ser un aliado o bien un enemigo a vencer si no aprendemos debidamente a organizarnos.
Para una buena gestión de tu tiempo existen tres aspectos importantes que debes tener en cuenta:
- Hábitos . Es un patrón de conducta que viene determinado por tres factores: conocimiento ( saber), actitud ( querer) y habilidades ( poder)
- Gestión y organización. Es fundamental organizarse bien y apuntar todo en el planificador diario del éxito.
- Prioridad. Es muy importante priorizar las tareas en función de su importancia para no dispersarnos en la consecución de las mismas.
Hoy voy a explicarte una herramienta muy valiosa para que aprendas a gestionar mejor tu tiempo .
En ocasiones nos sentimos abrumadas por la cantidad de tareas que debemos afrontar en el día a día, y esto se debe en gran parte , porque no somos capaces de organizarnos con la suficiente antelación.
El secreto para no vivir reaccionando a diario a las tareas urgentes, es tomarnos un tiempo para analizar y después planificar, sin dejarlo todo a las posibles eventualidades que surjan en la cotidianeidad.
La herramienta de la que te hablo es la matriz de Eisenhower, llamada así puesto que fue ideada por el general y presidente de los Estados Unidos Dwigth D. Eisenhower que pensaba que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una de esas herramientas que funcionan de manera espectacular para todas aquellas personas que se quejan de falta de tiempo y tampoco logran cumplir sus metas en la fecha indicada.
Esto sucede, como ya te he explicado, cuando no se gestionan bien las tareas o se priorizan de forma inadecuada.
Eisenhower ideó su propio método para priorizar y delegar tareas logrando una mejor gestión del tiempo. Veamos de qué se trata.
Decía que nuestra tendencia es casi siempre a centrarnos en cosas que son importantes y urgentes a la vez, generando un comportamiento reactivo hacia lo que se tiene que hacer ahora mismo y dejamos en segundo plano las cosas importantes pero no urgentes , que serían las base para adquirir un comportamiento más estratégico y orientado a cumplir nuestros objetivos a largo plazo.
La matriz se divide en 4 cuadrantes que valoran la urgencia de la tarea y la importancia de la misma.
La urgencia de la tarea tiene que ver con la temporalidad de la tarea y con las consecuencias que acarrea no hacerla, es aquello que debe ser solucionado con rapidez, a la mayor brevedad ¿ es necesario que haga esta tarea ahora? ¿qué pasaría si no hiciera esta tarea?
Este tipo de cosas atrapan tu atención y te presionan constantemente.
Aquí debes valorar si de verdad te urge hacerla o si la puedes dejar para luego.
La importancia tiene que ver con los objetivos que te plantees, con aquello que tiene gran valor, alcance o influencia ¿ es importante esta tarea para conseguir mi objetivo? ¿ te hace estar más cerca de lo que realmente quieres conseguir?
Es frecuente que, en términos de tiempo, terminemos casi siempre dándole prioridad a lo urgente y no a lo importante.
Una de las razones para que esto ocurra es la presión externa. Algunas tareas son apremiantes porque así lo ven otros, pero no necesariamente coinciden con lo que cada uno de nosotros considera «urgente». Algo similar pasa con «lo importante». ¿Cómo resolver el dilema?
¿Cómo usar la matriz de Eisenhower para priorizar tus tareas?
La matriz de gestión del tiempo de Eisenhower trabaja sobre dos ejes: importancia y urgencia. Las posibles combinaciones entre esas dos variables dan origen a un gráfico en el que hay cuatro espacios. Cada uno de ellos representa un nivel diferente de prioridad.
1- Urgencia alta e importancia alta. Acción.
¿ Qué pasa cuando algo es importante y urgente ? ¡Que tienes que hacerlo ya! Significa que es importante para conseguir tus objetivos, ya sean personales o profesionales y que si no los realizas a tiempo, te ponen en riesgo.
Debes tener cuidado con este cuadrante para no saturarlo demasiado. Valora bien la importancia y la urgencia, porque sinó corres el peligro de convertirte en una persona agobiada haciendo tareas sin parar y sin tiempo para ti misma.
2- Importancia alta y urgencia baja. Planifica.
Aquí debes poner aquellas tareas que son importantes para conseguir tus objetivos pero que puedes realizar en los días sucesivos sin problema. Aquí se trata de planificar.
En este cuadrante reside el núcleo de una gestión personal eficaz. Aquí están las cosas que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente, en vez de resolviendo problemas
También debes tener cuidado con este cuadrante porque si está lleno de cosas podría llevarte a postergar y no pasar a la acción y por tanto no realizar las tareas importantes que te llevarán al éxito. ¡No te olvides de realizar las tareas!
3- Urgencia alta e importancia baja. Delegar.
Estas tareas deben completarse a tiempo pero su importancia es menor , así que se deben delegar en la medida de lo posible. Delegar aumenta tu productividad.
4- Importancia baja y urgencia baja. Elimina.
Estas tareas se encuentran al final de la lista de prioridades porque no son relevantes o porque su importancia es menor. No pierdas el tiempo con ellas y deséchalas.
Palabras finales
La matriz de Eisenhower es una herramienta muy fácil de usar y muy útil. A medida que te familiarices con ella, priorizar y lograr que el tiempo te rinda más, será cada vez más sencillo.
Así pues, las razones por las que la matriz de Eisenhower es una herramienta altamente eficaz son:
- Te permite tener tus tareas organizadas y verlas de un vistazo
- Va a ayudarte a valorar las tareas por su importancia y urgencia.
- Te convierte en una persona más efectiva.
- Ahorrararás tiempo ya que te centras en lo que es más importante.
- Te ayuda a planificar y minimizar la improvisación.
- Es muy fácil de llevar a cabo y de implementar.
Debes reconocer cuales son tus ladrones del tiempo, es decir, todas aquellas situaciones de tu día a día que hacen que lo pierdas , como interrupciones, distracciones , situaciones imprevistas que llegan sin avisar, etc. Haciéndote consciente de ellas podrás ponerles freno e incluso suprimir o cambiar por otras acciones que sí te ayuden con tu gestión diaria del tiempo.
Mi mejor consejo es que al comienzo de la semana y al comienzo de cada día le dediques tiempo a lo más tedioso, pero urgente. Verás cómo las cosas funcionan mucho mejor así.
Por tanto es fundamental conseguir conectar con una visión de futuro de manera que exista una posibilidad de superación personal que te motive para tomar acción.
La visión de futuro es la certeza de haber encontrado el destino correcto.
¿Y cómo puedes conseguir esto? Planificando a diario tu vida.
Deseo haberte ayudado. Pónlo en práctica y me cuentas 🙂
¡Hasta pronto!
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